ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W GRUPIE PRZEDSIĘBIORSTW „BALTONA”

Szanowni Państwo,

Mając na uwadze rozpoczęcie obowiązywania w dniu 25 maja 2018 r. przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: Rozporządzenie), chcąc zachować pełną transparentność, niniejszym informujemy, w jaki sposób przekazywane przez Państwa dane osobowe są gromadzone przez Grupę przedsiębiorstw „Baltona” i w jaki sposób podlegać będą przetwarzaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

KLAUZULA INFORMACYJNA

W myśl zapisów z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Administrator danych:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Przedsiębiorstwo Handlu Zagranicznego „Baltona” S.A., z siedzibą w Warszawie ul. Komitetu Obrony Robotników 49, 02-146 Warszawa.

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Poniżej przedstawiamy informacje na temat celów przetwarzania oraz jego podstaw prawnych. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w różnych sytuacjach biznesowych oraz związanych z bieżącą działalnością operacyjną Administratora danych. Konkretne cele i podstawy prawne podawane są w odrębnych klauzulach informacyjnych kierowanych do osób, których dane dotyczą.

Zawarcia i wykonania umowy oraz świadczenia usług zgodnie z umową.

Niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonania umowy.

Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia

Dla celów marketingowych Administratora, w tym celach analitycznych.

Udzielona zgoda, a w niektórych przypadkach (np. kontaktu w celu uzyskanie zgody) także prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, (np. lepszego doboru usług do potrzeb klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientów, analizy finansowej naszej Grupy przedsiębiorstw, itp.).

Art. 6 ust. 1 lit. a i f) Rozporządzenia

Dla celów marketingowych Administratora, w tym celów analitycznych osób trzecich, w tym partnerów Administratora.

Udzielona zgoda. W razie nieudzielenia zgody, dane osobowe nie są przetwarzane w tym celu.

Art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia

Ewentualnego ustalenia dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń związanych z zawartą z Państwem umową lub świadczonymi usługami.

Niezbędność przetwarzania danych osobowych do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych; Uzasadnionym interes Administratora danych to opcja dochodzenia przez niego roszczeń lub obrona przed nimi.

Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia

W celach dowodowych (archiwalnych) prawnej potrzeby wykazania faktów.

Niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych; Uzasadnionym interesem Administratora danych jest możliwość prawnej potrzeby wykazania faktów.

Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia

W celu badania satysfakcji klientów.

Niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych; Uzasadnionym interesem Administratora jest zbieranie ankiet od osób fizycznych, które dobrowolnie zgodziły się udzielić odpowiedzi.

Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia

W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze.

Niezbędność przetwarzania (np. w związku z wypełnieniem zadań wynikających ze statusu spółki publicznej/emitenta; wystawianie oraz przechowywanie faktur VAT, a także innych dokumentów księgowych; obsługa kadrowo-płacowa pracowników Grupy) do realizacji obowiązków wynikających wprost z przepisów obowiązującego prawa.

Art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia

W celu spełnienia obowiązku informacyjnego względem pełnomocników oraz osób reprezentujących kontrahentów.

Niezbędność przetwarzania w związku z wykonaniem umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy; realizacja współpracy zawodowej związanej z przedmiotem umowy; ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

Art. 6 ust. 1 lit. b, c i f) Rozporządzenia

• • Klauzula informacyjna – kontrahenci

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Szanowni Państwo,

Niezależnie od podstawy prawnej, zgodnie z którą przetwarzamy Państwa dane osobowe, będą one przechowywane do chwili przedawnienia się roszczeń wynikających z tytułu umowy/ świadczenia usług lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych osobowych, wynikającego z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy.

Procesy przetwarzania danych osobowych realizowane w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora danych, będą realizowane dla określonego (konkretnego) celu, do momentu zgłoszenia przez Państwo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

W przypadku przetwarzania danych osobowych realizowanego w oparciu o udzieloną zgodę, mają Państwo prawo do wycofania jej w każdej chwili. Skutkować będzie to przetwarzaniem Państwa danych osobowych tylko do tego momentu.

ODBIORCY PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane:

·         organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i celach wynikających wprost z przepisów prawa krajowego i unijnego,

·         spółkom zależnym z Grupy przedsiębiorstw „Baltona”,

·         naszym partnerom biznesowym w ramach stosownych umów podpisanych z Administratorem danych, tj. firmom z którymi współpracujemy (m.in. przedstawiając, opisując i łącząc ich produkty lub usługi), w celach, o których mowa powyżej (w celach marketingowych, jeżeli wyrażą Państwo zgodę na określone cele marketingowe, dla których niezbędne jest udostępnienie danych osobowych).

Ponadto Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym podwykonawcom (podmiotom przetwarzającym), np. kancelariom prawniczym, dostawcom usług IT, agencjom marketingowym lub firmom kurierskim, przy czym takie podmioty przetwarzają je na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, tylko i wyłącznie według poleceń wydawanych przez Administratora danych.

PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Wobec przetwarzania danych przez Administratora, przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• usunięcia swoich danych,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych,
• przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Więcej informacji o przysługujących prawach zawierają przepisy art. 12–23 RODO.

Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich (tj. państw nienależących do EU i/lub EOG).