ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W GRUPIE PRZEDSIĘBIORSTW „BALTONA”

Szanowni Państwo,

Mając na uwadze rozpoczęcie obowiązywania w dniu 25 maja 2018 r. przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: Rozporządzenie), chcąc zachować pełną transparentność, niniejszym informujemy, w jaki sposób przekazywane przez Państwa dane osobowe są gromadzone przez Grupę przedsiębiorstw „Baltona” i w jaki sposób podlegać będą przetwarzaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

KLAUZULA INFORMACYJNA

Poniżej przedstawiamy ogólne zasady, zgodnie z którymi Grupa przedsiębiorstw „Baltona” (dalej: Administrator danych) przetwarza dane osobowe. Konkretne cele i podstawy przetwarzania są zawsze podawane w treści odrębnej klauzuli informacyjnej, która skierowana jest do osób, których dane dotyczą. Jeżeli którykolwiek z poniższych zapisów wyda się Państwu niejasny lub też wzbudzi wątpliwości, prosimy o kontakt z Administratorem danych, korzystając z formularza kontaktowego dostępnego na stronie www: http://www.baltona.pl/kontakt, pisząc na adres e-mail: board.office@baltona.pl lub dzwoniąc pod numer telefonu +48 22 519 20 12.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących z mocy Rozporządzenia mogą Państwo kontaktować się również z powołanym na podstawie art. 37 ust. 1 Rozporządzenia przez Administratora danych Inspektorem Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: rodo@baltona.pl lub dzwoniąc pod numer: +48 694 227 605.

Inspektor Ochrony Danych na podstawie art. 38 ust. 5 Rozporządzenia jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania realizowanych zadań – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

W myśl zapisów z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Administrator danych:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Grupa przedsiębiorstw „Baltona”, w szczególności Przedsiębiorstwo Handlu Zagranicznego „Baltona” S.A.*, mające siedzibę w Warszawie ul. Komitetu Obrony Robotników 49, 02-146 Warszawa.

Dane kontaktowe:

Mogą Państwo skontaktować się z Administratorem danych za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie www: http://www.baltona.pl/kontakt, dzwoniąc pod numer telefonu: +48 22 519 20 12 pisząc na adres e-mail: board.office@baltona.pl lub listownie pisząc na adres siedziby Administratora danych.

*Grupa przedsiębiorstw „Baltona”

Więcej informacji uzyskają Państwo w zakładce: http://www.baltona.pl/index.php/firma/grupa-baltona/

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Poniżej przedstawiamy informacje na temat celów przetwarzania oraz jego podstaw prawnych. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w różnych sytuacjach biznesowych oraz związanych z bieżącą działalnością operacyjną Administratora danych. Konkretne cele i podstawy prawne podawane są w odrębnych klauzulach informacyjnych kierowanych do osób, których dane dotyczą.

Zawarcia i wykonania umowy oraz świadczenia usług zgodnie z umową.

Niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonania umowy.

Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia

Dla celów marketingowych Administratora, w tym celach analitycznych.

Udzielona zgoda, a w niektórych przypadkach (np. kontaktu w celu uzyskanie zgody) także prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, (np. lepszego doboru usług do potrzeb klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientów, analizy finansowej naszej Grupy przedsiębiorstw, itp.).

Art. 6 ust. 1 lit. a i f) Rozporządzenia

Dla celów marketingowych Administratora, w tym celów analitycznych osób trzecich, w tym partnerów Administratora.

Udzielona zgoda. W razie nieudzielenia zgody, dane osobowe nie są przetwarzane w tym celu.

Art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia

Ewentualnego ustalenia dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń związanych z zawartą z Państwem umową lub świadczonymi usługami.

Niezbędność przetwarzania danych osobowych do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych; Uzasadnionym interes Administratora danych to opcja dochodzenia przez niego roszczeń lub obrona przed nimi.

Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia

W celach dowodowych (archiwalnych) prawnej potrzeby wykazania faktów.

Niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych; Uzasadnionym interesem Administratora danych jest możliwość prawnej potrzeby wykazania faktów.

Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia

W celu badania satysfakcji klientów.

Niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych; Uzasadnionym interesem Administratora jest zbieranie ankiet od osób fizycznych, które dobrowolnie zgodziły się udzielić odpowiedzi.

Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia

W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze.

Niezbędność przetwarzania (np. w związku z wypełnieniem zadań wynikających ze statusu spółki publicznej/emitenta; wystawianie oraz przechowywanie faktur VAT, a także innych dokumentów księgowych; obsługa kadrowo-płacowa pracowników Grupy) do realizacji obowiązków wynikających wprost z przepisów obowiązującego prawa.

Art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia

W celu spełnienia obowiązku informacyjnego względem pełnomocników oraz osób reprezentujących kontrahentów.

Niezbędność przetwarzania w związku z wykonaniem umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy; realizacja współpracy zawodowej związanej z przedmiotem umowy; ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

Art. 6 ust. 1 lit. b, c i f) Rozporządzenia

• • Klauzula informacyjna – kontrahenci

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Szanowni Państwo,

Niezależnie od podstawy prawnej, zgodnie z którą przetwarzamy Państwa dane osobowe, będą one przechowywane do chwili przedawnienia się roszczeń wynikających z tytułu umowy/ świadczenia usług lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych osobowych, wynikającego z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy.

Procesy przetwarzania danych osobowych realizowane w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora danych, będą realizowane dla określonego (konkretnego) celu, do momentu zgłoszenia przez Państwo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

W przypadku przetwarzania danych osobowych realizowanego w oparciu o udzieloną zgodę, mają Państwo prawo do wycofania jej w każdej chwili. Skutkować będzie to przetwarzaniem Państwa danych osobowych tylko do tego momentu.

ODBIORCY PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane:

·         organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i celach wynikających wprost z przepisów prawa krajowego i unijnego,

·         spółkom zależnym z Grupy przedsiębiorstw „Baltona”,

·         naszym partnerom biznesowym w ramach stosownych umów podpisanych z Administratorem danych, tj. firmom z którymi współpracujemy (m.in. przedstawiając, opisując i łącząc ich produkty lub usługi), w celach, o których mowa powyżej (w celach marketingowych, jeżeli wyrażą Państwo zgodę na określone cele marketingowe, dla których niezbędne jest udostępnienie danych osobowych).

Ponadto Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym podwykonawcom (podmiotom przetwarzającym), np. kancelariom prawniczym, dostawcom usług IT, agencjom marketingowym lub firmom kurierskim, przy czym takie podmioty przetwarzają je na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, tylko i wyłącznie według poleceń wydawanych przez Administratora danych.

PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Jeżeli podstawą przetwarzania Państwa danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych. W szczególności przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym w celach analitycznych.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest dobrowolnie udzielona zgoda, mają Państwo prawo do jej cofnięcia. Cofnięcie zgody nie ma jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W zakresie, w jakim Państwa dane przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy/świadczenia usług lub na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, przysługuje Państwu także prawo do przenoszenia danych osobowych. W przypadku woli skorzystania z tego prawa, otrzymają Państwo swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu elektronicznego. Otrzymane dane mogą Państwo przesłać innemu Administratorowi.

W sytuacji kiedy uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy Rozporządzenia, przysługuje Państwu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Przysługujące Państwu prawa (z wyjątkiem prawa do wniesienia skargi) można zrealizować poprzez złożenie odpowiednich wniosków/oświadczeń do Administratora danych lub Inspektora Ochrony Danych, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w treści niniejszej informacji.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Państwa dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (tj. państw nienależących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego) lub do jakichkolwiek organizacji międzynarodowych.